Dokumen SPMI

Dokumen SPMI berbeda dengan dokumen lainnya yang lazim dimiliki perguruan tinggi seperti Statuta dan Rencana Strategis (Renstra). Kedua dokumen yang disebut terakhir, walaupun berisi hal yang memiliki hubungan dengan SPMI, kedua dokumen itu tidak termasuk dokumen SPMI dari suatu perguruan tinggi.

Hubungan yang dimaksud adalah bahwa kedua dokumen yang disebut terakhir memuat pula sejumlah standar yang harus menjadi pedoman untuk menetapkan Standar Dikti dalam SPMI perguruan tinggi. Selanjutnya, Standar Dikti tersebut harus dilaksanakan, dievaluasi, dikendalikan, dan ditingkatkan dalam SPMI perguruan tinggi tersebut. Sebagai contoh, di dalam statuta terdapat ketentuan tentang tata kelola perguruan tinggi yang harus menjadi pedoman untuk menetapkan, melaksanakan, mengevaluasi pelaksanaan, mengendalikan pelaksanaan, dan meningkatkan Standar Pengelolaan dalam SPMI.

Menurut Pasal 1 angka 16 Peraturan Pemerintah Nomor 4 Tahun 2014 Tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi, statuta adalah peraturan dasar Pengelolaan Perguruan Tinggi yang digunakan sebagai landasan penyusunan peraturan dan prosedur operasional di Perguruan Tinggi. Pada dasarnya statuta memuat dua kelompok ketentuan berikut.

  1. Kelompok ketentuan pelaksanaan Tridharma Perguruan Tinggi yang digunakan sebagai standar dalam perencanaan, pengembangan, dan penyelenggaraan kegiatan Tridharma Perguruan Tinggi;
  2. Kelompok ketentuan tentang tata kelola perguruan tinggi yang digunakan sebagai standar tata kelola penyelenggaraan perguruan tinggi.

Adapun menurut Pasal 5 ayat (1) huruf c angka 2 juncto Pasal 23 dan Pasal 25 huruf b angka 1 huruf a) Peraturan Pemerintah Nomor 4 Tahun 2014 Tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi, Rencana Strategis (Renstra) merupakan rencana jangka menengah perguruan tinggi untuk rentang waktu 5 (lima) tahun.

Renstra dibuat dengan tujuan membantu perguruan tinggi untuk menyusun Rencana Operasional/Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan berdasarkan pemahaman terhadap lingkungan strategis, baik dalam skala nasional, regional, maupun internasional. Dengan demikian, di dalam Renstra akan ditemukan sejumlah sasaran perguruan tinggi yang harus dicapai. Sementara itu, pada Dokumen SPMI dimuat 5 (lima) langkah dalam melaksanakan SPMI, yaitu PPEPP.

Di bawah ini akan dijelaskan secara singkat dokumen SPMI.

Menurut Pasal 8 ayat (4) huruf b Permenristekdikti No. 62 Tahun 2016, Dokumen SPMI terdiri atas Dokumen Kebijakan SPMI, Dokumen Manual SPMI, Dokumen Standar dalam SPMI(Standar Dikti), dan Dokumen Formulir yang digunakan dalam SPMI.

1. Dokumen Kebijakan SPMI

Dokumen Kebijakan SPMI adalah dokumen berisi garis besar tentang bagaimana perguruan tinggi memahami, merancang, dan mengimplementasikan SPMI dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi sehingga terwujud budaya mutu pada perguruan tinggi tersebut.

Dokumen Kebijakan SPMI Perguruan Tinggi paling sedikit berisi: a. Visi dan Misi Perguruan Tinggi;

  1. Latar Belakang dan Tujuan SPMI Perguruan Tinggi;
  2. GarisBesarKebijakanSPMIPerguruanTinggiantaralain:
    1. 1)  Asas dan Prinsip SPMI Perguruan Tinggi;
    2. 2)  Tujuan dan Strategi SPMI Perguruan Tinggi;
    3. 3)  Ruang Lingkup SPMI Perguruan Tinggi (bidang akademik dan non akademik atau bidang pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat);
    4. 4)  Manajemen SPMI Perguruan Tinggi, yaitu PPEPP;
    5. 5)  Pengorganisasian SPMI Perguruan Tinggi (unit/lembaga atau terintegrasi dalam manajemen); dan
    6. 6)  Jumlah dan nama Standar SPMI (Standar Dikti) Perguruan Tinggi;
  3. Informasi Dokumen SPMI lain, yaitu Dokumen Manual SPMI, Dokumen Standar SPMI

    (Standar Dikti), dan Dokumen Formulir SPMI;

  4. Hubungan Dokumen Kebijakan SPMI dengan berbagai Dokumen Perguruan Tinggi lain, antara lain Statuta, dan Renstra.

Dokumen Kebijakan SPMI disusun dan ditetapkan dengan Keputusan Pemimpin Perguruan Tinggi Negeri setelah disetujui Senat Perguruan Tinggi. Untuk Perguruan Tinggi Swasta, Dokumen Kebijakan SPMI ditetapkan dengan Keputusan Badan Penyelenggara setelah disetujui Senat Perguruan Tinggi.

Dokumen Kebijakan SPMI bermanfaat untuk:

  1. menginformasikan kepada para pemangku kepentingan Perguruan Tinggi tentang konsep, struktur, mekanisme, dan pengorganisasian SPMI di Perguruan Tinggi;
  2. menjadi dasar dalam penyusunan Dokumen Manual SPMI, Dokumen Standar dalam SPMI, dan Dokumen Formulir yang digunakan dalam SPMI.

2. Dokumen Manual SPMI

Dokumen Manual SPMI adalah dokumen berisi petunjuk teknis tentang cara, langkah, atau prosedur PPEPP Standar Dikti secara berkelanjutan oleh pihak yang bertanggungjawab dalam implementasi SPMI di perguruan tinggi, baik pada tingkat unit pengelola program studi maupun pada tingkat perguruan tinggi.

Dokumen Manual SPMI untuk setiap Standar dalam SPMI (Standar Dikti) di Perguruan Tinggi memuat 5 (lima) macam Manual SPMI sesuai tahap dalam SPMI, yaitu:

  1. Manual SPMI untuk Penetapan setiap Standar dalam SPMI (Standar Dikti);
  2. Manual SPMI untuk Pelaksanaan setiap Standar dalam SPMI (Standar Dikti);
  3. ManualSPMIuntukEvaluasiPelaksanaansetiapStandardalamSPMI(StandarDikti);
  4. Manual SPMI untuk Pengendalian Pelaksanaan setiap Standar dalam SPMI (Standar Dikti);
  5. Manual SPMI untuk Peningkatan setiap Standar dalam SPMI (Standar Dikti);

    Pada dasarnya, untuk setiap Standar dalam SPMI (Standar Dikti) harus ada 5 (lima) Manual SPMI atau petunjuk tentang cara, langkah, atau prosedur PPEPP setiap Standar dalam SPMI (Standar Dikti) tersebut. Namun tidak tertutup kemungkinan bahwa beberapa Standar dalam SPMI (Standar Dikti) memiliki kesamaan atau keserupaan, sehingga Manual SPMI nya juga sama atau serupa. Untuk beberapa Standar dalam SPMI (Standar Dikti) yang sama atau serupa tersebut cukup dibuat 1 (satu) Dokumen Manual SPMI saja.

    Dokumen Manual SPMI Perguruan Tinggi untuk setiap Standar dalam SPMI (Standar Dikti)paling sedikit memuat:

    1. a)  Tujuan Manual SPMI Perguruan Tinggi untuk 1 (satu) Standar dalam SPMI (Standar Dikti);
    2. b)  Ruang Lingkup Manual SPMI Perguruan Tinggi untuk 1 (satu) Standar dalam SPMI (Standar Dikti):

      a. Manual Penetapan 1 (satu) Standar dalam SPMI (Standar Dikti);
      b. Manual Pelaksanaan 1 (satu) Standar dalam SPMI (Standar Dikti);
      c. ManualEvaluasiPelaksanaan1(satu)StandardalamSPMI(StandarDikti);
      d. Manual Pengendalian Pelaksanaan 1 (satu) Standar dalam SPMI (Standar Dikti); e. Manual Peningkatan 1 (satu) Standar dalam SPMI (Standar Dikti);

    3. c)  Macam pekerjaan yang harus dilakukan dalam PPEPP 1 (satu) Standar dalam SPMI (Standar Dikti);
    4. d)  Pihak yang harus melakukan pekerjaan tersebut dalam PPEPP 1 (satu) Standar dalam SPMI (Standar Dikti);
    5. e)  Bagaimana pekerjaan tersebut harus dilakukan dalam PPEPP 1 (satu) Standar dalam SPMI (Standar Dikti);
    6. f)  Bilamana pekerjaan tersebut harus dilakukan dalam PPEPP 1 (satu) Standar dalam SPMI (Standar Dikti);
    7. g)  Daftar formulir yang harus dibuat dan digunakan untuk mencatat dan merekam implementasi Manual SPMI dalam PPEPP 1 (satu) Standar dalam SPMI (Standar Dikti); dan
    8. h)  Daftar sarana yang harus disediakan dan digunakan untuk mengimplementasikan Manual SPMI dalam PPEPP 1 (satu) Standar dalam SPMI (Standar Dikti).

    Dokumen Manual SPMI Perguruan Tinggi bermanfaat untuk:

    1. memandu para pejabat struktural dan/atau unit SPMI di Perguruan Tinggi, dosen, serta tenaga kependidikan dalam mengimplementasikan PPEPP dalam SPMI di Perguruan Tinggi;
    2. memberi petunjuk tentang bagaimana Standar dalam SPMI (Standar Dikti) dapat dipenuhi dan ditingkatkan secara berkelanjutan.

    Dokumen Manual SPMI atau Manual Mutu di beberapa perguruan tinggi dapat memuat Prosedur Mutu (Quality Procedure) atau bahkan Kebijakan SPMI atau Kebijakan Mutu.

    (Quality Policy). Kebijakan SPMI yang dimuat dalam Dokumen Manual SPMI antara lain ditemukan dalam Quality Assurance Handbook University of Oxford, Quality Assurance Manual University of London, Quality Assurance Manual Chinese University of Hong Kong.

    3. Dokumen Standar dalam SPMI (Standar Dikti)

    Dokumen Standar dalam SPMI (Standar Dikti) adalah dokumen berisi berbagai kriteria, ukuran, patokan, atau spesifikasi dari setiap kegiatan penyelenggaraan pendidikan tinggi suatu Perguruan Tinggi untuk mewujudkan visi dan misinya, sehingga terwujud budaya mutu di perguruan tinggi tersebut.

    Dokumen 1 (satu) Standar dalam SPMI (Standar Dikti) paling sedikit berisi:

    1. Definisi istilah, yaitu istilah khas yang digunakan dalam Standar dalam SPMI (Standar

      Dikti) agar tidak menimbulkan multitafsir;

    2. Rasionale Standar dalam SPMI (Standar Dikti), yaitu alasan penetapan Standar dalam SPMI (Standar Dikti) tersebut;
    3. Pernyataan isi Standar dalam SPMI (Standar Dikti), misalnya mengandung unsurAudience, Behavior, Competence, dan Degree (ABCD);
    4. Strategi pencapaian Standar dalam SPMI (Standar Dikti), yaitu tentang apa dan bagaimana mencapai Standar dalam SPMI (Standar Dikti);
    5. Indikator pencapaian Standar dalam SPMI (Standar Dikti), yaitu apa yang diukur/ dicapai, bagaimana mengukur/mencapai, dan target pencapaian;
    6. Pihak yang terlibat dalam pemenuhan Standar dalam SPMI (Standar Dikti); dan
    7. Referensi, yaitu keterkaitan Standar dalam SPMI (Standar Dikti) tertentu dengan

      Standar dalam SPMI (Standar Dikti) lain.

    Dokumen Standar dalam SPMI (Standar Dikti) bermanfaat sebagai:

    1. sarana kendali untuk mencapai visi, misi, dan tujuan perguruan tinggi;
    2. indikator yang menunjukkan tingkat mutu perguruan tinggi;
    3. tolok ukur yang harus dicapai dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi oleh pemangku kepentingan internal perguruan tinggi;
    4. bukti kepatuhan perguruan tinggi pada peraturan perundang-undangan dan bukti kepada masyarakat bahwa perguruan tinggi memiliki dan memberikan layanan pendidikan tinggi dengan menggunakan standar.

    4. Dokumen Formulir yang digunakan dalam SPMI

    Dokumen Formulir adalah naskah tertulis yang berisi kumpulan formulir yang digunakan dalam mengimplementasikan Standar dalam SPMI (Standar Dikti), dan berfungsi untuk mencatat/merekam hal atau informasi atau kegiatan tertentu ketika Standar dalam SPMI (Standar Dikti) diimplementasikan.

    Dokumen Formulir SPMI memuat antara lain uraian tentang format berbagai macam formulir yang digunakan dalam mengimplementasikan setiap Standar dalam SPMI

    (Standar Dikti) sesuai dengan peruntukan setiap Standar dalam SPMI (Standar Dikti).

    Harus dipastikan bahwa setiap Standar dalam SPMI (Standar Dikti) memiliki formulir sebagai alat untuk mengendalikan pelaksanaan setiap Standar dalam SPMI (Standar Dikti) dan mencatat/merekam hasil implementasi setiap Standar dalam SPMI (Standar Dikti).

    Dokumen Formulir SPMI bermanfaat antara lain sebagai:

    1. sarana untuk mencatat/merekam implementasi isi setiap Standar dalam SPMI (Standar Dikti);
    2. sarana untuk memantau, mengevaluasi, dan mengendalikan implementasi setiap Standar dalam SPMI (Standar Dikti);
    3. bukti autentik berupa catatan/rekaman implementasi setiap Standar dalam SPMI (Standar Dikti) secara periodik.

    Terdapat berbagai macam formulir dalam SPMI dengan peruntukan yang berbeda-beda sesuai dengan macam Standar Dikti, namun dapat dipastikan bahwa setiap Standar dalam SPMI (Standar Dikti) membutuhkan paling sedikit satu formulir.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *